Загрузка номерного фонда: что на что делят и где счёт расходится

Формула: реализованные номеро-ночи делим на доступные

Загрузка (occupancy, OCC) отвечает на один вопрос: какую долю суток, которые вы могли продать, вы продали.

Загрузка = реализованные номеро-ночи ÷ доступные номеро-ночи × 100%

Единица счёта — номеро-ночь: одни сутки жизни одного номера. Заезд на четверо суток даёт четыре номеро-ночи, а не одну бронь. Всё, что считается дальше, держится на этой единице, и путаница чаще всего начинается там, где вместо ночей начинают складывать заезды.

Условный пример: месяц в гостинице на 26 номеров

Числа выдуманы и нужны только для арифметики — ни к какому объекту они не относятся и ориентиром никому служить не могут.

Что берём	Откуда	Сколько
Номера в гостинице	план этажей	26 номеров
Суток в месяце	календарь	31 сутки
Доступные номеро-ночи	номера × сутки	806 номеро-ночей
Реализованные номеро-ночи	журнал заселений	524 номеро-ночи
Загрузка за месяц	деление	65%

Числитель спорным бывает редко: занятая ночь либо была, либо нет. Весь интерес — в знаменателе.

Что считать доступным фондом — главный спор

Доступный номер звучит просто, пока вы не начнёте перечислять то, что стоит закрытым. Четыре случая встречаются почти у каждого объекта.

Условный пример: одно решение — две разные картинки

Другая выдуманная гостиница: тоже 26 номеров и тот же месяц на 31 сутки, но шесть номеров весь месяц стояли закрытыми — этаж под ремонтом. Реализовано 434 номеро-ночи, и в обеих строках это число одно и то же.

Как считаем знаменатель	Доступные номеро-ночи	Загрузка
Весь фонд, включая закрытый этаж	806 номеро-ночей	54%
Только 20 номеров, которые продавались	620 номеро-ночей	70%

Проценты здесь и дальше округлены до целых. Оба числа посчитаны правильно, и ни одно из них не обманывает — они отвечают на разные вопросы. Первое показывает отдачу здания целиком, вместе с решением закрыть этаж. Второе — работу стойки и отдела продаж с тем, что реально стояло на витрине.

Опасна не методика, а её смена посреди года. Стоит один раз посчитать «по продаваемому фонду», потом вернуться к полному — и через год вы будете сравнивать не отель с отелем, а один способ счёта с другим.

Поэтому определение доступного номера пишут одной строкой и кладут рядом с отчётом. И заводят журнал закрытий: номер, даты, причина. Через полгода никто не вспомнит, почему в марте фонд был меньше, а без этой строчки весенний провал выглядит как провал продаж.

Загрузка по номерам и загрузка по местам — разные метрики

Формула не меняется, а единица счёта — меняется, и от неё зависит, что вы увидите.

• Гостиница и отель продают номер целиком. Сколько человек внутри, на выручку почти не влияет — считают по номерам.
• Хостел продаёт койко-место. Комната на пять кроватей с одним постояльцем занята полностью и пуста одновременно.
• База отдыха сдаёт домик целиком, но вместимость у домиков разная, и счёт по строениям смазывает картину.
• Санаторий живёт койко-днями: путёвка продаётся человеку, а питание, процедуры и врачи планируются на человека, а не на дверь.

Условный пример: хостел, сутки в июле

Условный пример: выдуманный хостел, 12 комнат по пять мест в каждой. Числа взяты ради наглядности.

Что считаем	Доступно	Занято	Загрузка
По комнатам	12 комнат	12 комнат	100%
По местам	60 мест	33 места	55%

По комнатам хостел полон, продавать нечего, вечер можно заканчивать. По местам почти половина кроватей уехала пустой — и это те самые деньги, которые в отчёт не попали.

Для санатория разрыв стоит дороже: под номерную загрузку закупают продукты и ставят смены в процедурном кабинете, а приезжает вдвое меньше людей. Смешивать две метрики в одной таблице нельзя — либо ведите обе колонки рядом и подписывайте каждую, либо выберите ту единицу, в которой вы продаёте.

Полный отель — не победа, а вопрос к цене

Стопроцентную загрузку приятно объявлять на планёрке, и ровно поэтому её почти никогда не разбирают. А разобрать стоит.

Если номера закончились задолго до даты, значит на эти сутки вы просили меньше, чем гость был готов отдать. Спрос упёрся в потолок фонда, а не в потолок кошелька — и последние номера ушли тем, кто пришёл раньше, а не тем, кто заплатил бы больше.

Заведите вторую колонку рядом с загрузкой: отказы. Сколько обращений вы развернули, потому что мест не было. Пока этого счёта нет, полная гостиница и гостиница, которой не хватило половины корпуса, в отчёте выглядят одинаково.

У полной загрузки есть и обратная сторона в расходах. Бельё, уборка, вода, завтраки, износ мебели, нагрузка на горничных и администратора растут вместе с числом гостей, а выручка за ночь при заниженной цене — нет.

Где именно проходит точка «дороже, но меньше гостей», загрузка сама по себе не скажет — это уже разговор про цену: RevPAR сводит загрузку и цену в одно число, ADR отвечает за среднюю цену ночи, а чем занять номера, когда спроса нет совсем, разобрано в материале про низкий сезон.

Загрузка на дату заезда против темпа набора

Загрузка за прошлый месяц — оценка за контрольную, которую уже сдали. Владельца обычно волнует другое: что будет через месяц и надо ли что-то делать прямо сейчас.

На этот вопрос отвечает темп набора (в отчётах его называют pick-up): сколько номеро-ночей на конкретную будущую дату продано к определённому моменту до неё. Метрика та же, но смотрит вперёд.

Условный пример: две субботы с одинаковым итогом

Та же выдуманная гостиница на 26 номеров, что в первом примере. На каждую дату замеряли трижды: сколько номеров продано к этому моменту.

Дата	За месяц до заезда	За неделю до заезда	Утро заезда
Первая суббота	9 номеров	17 номеров	23 номера
Последняя суббота	16 номеров	21 номер	23 номера

В месячном отчёте эти субботы неотличимы: по 23 номера, одинаковая загрузка, вопросов нет. А работать с ними надо было по-разному.

Последняя суббота набралась рано. К моменту, когда до заезда оставалась неделя, у вас стояли последние пять номеров — их можно было продавать дороже, и никто бы не заметил. Вы этого не сделали, потому что смотрели на итог, а итог появится только через месяц.

Первая суббота почти до конца выглядела провальной и вытянулась в последние дни. Такая дата опасна: в следующий раз она может не вытянуться, и узнаете вы об этом накануне. Её нужно было толкать заранее — рекламой, пакетом, поводом приехать.

Практический вывод простой. Выберите даты, которые стоят дороже других: праздники, длинные выходные, городские события, высокий сезон. На каждую заведите отдельную строку и раз в неделю записывайте, сколько номеров уже продано. Через год у вас будет собственная норма набора, с которой можно сверяться.

Длинное проживание выравнивает график и прячет провал

Одна бронь на месяц закрывает тридцать с лишним клеток в шахматке сразу. График становится ровным, метрика — приличной, а объект при этом может не продавать вообще ничего.

Условный пример: трое монтажников на весь месяц

Те же выдуманные 524 номеро-ночи. Из них 93 приходятся на три номера, которые весь сентябрь занимала бригада с соседней стройки.

Что считаем	Доступные номеро-ночи	Реализовано	Загрузка
Весь фонд	806 номеро-ночей	524 номеро-ночи	65%
Без длинного контракта	713 номеро-ночей	431 номеро-ночь	60%

Пять процентных пунктов — не катастрофа. Катастрофа в том, что бригада съедет, а суточных продаж, которыми эти номера можно закрыть, у вас нет: весь месяц их просто не показывали.

Поэтому длинные заезды держат отдельной строкой. Считайте загрузку дважды: со всеми бронями и без тех, что длиннее недели. Разрыв между двумя числами — это и есть размер риска, который уедет вместе с одним договором.

То же касается и брони под долгий ремонт у соседей, и вахты, и размещения на время сборов. Такие контракты полезны — просто их нельзя считать частью обычного спроса.

Разрез по категориям: «люкс стоит, стандартов не хватает»

Одно число по объекту — это сумма категорий, которые живут совершенно по-разному. Пока вы смотрите на сумму, разговор на стойке и цифра в отчёте друг с другом не встречаются.

Условный пример: тот же месяц, разложенный по категориям

Числа выдуманы, строки складываются в общий итог из первой таблицы.

Категория	Номеров	Доступно	Реализовано	Загрузка
Стандарт	16 номеров	496 номеро-ночей	438 номеро-ночей	88%
Полулюкс	6 номеров	186 номеро-ночей	61 номеро-ночь	33%
Люкс	4 номера	124 номеро-ночи	25 номеро-ночей	20%
Весь фонд	26 номеров	806 номеро-ночей	524 номеро-ночи	65%

Вот теперь видно то, о чём администратор говорит каждую пятницу: стандарты кончаются, и гостей разворачивают, а верхние категории стоят. Общее число этого не показывало вообще никак.

Из такого разреза растут решения, которые из среднего числа не выводятся:

• селить гостя в полулюкс по цене стандарта, когда стандарты кончились, — номер всё равно пустой, а гость остаётся у вас;
• пересмотреть цену верхних категорий: разрыв со стандартом может оказаться таким, что за него никто не платит;
• снять для люкса ограничение на одну ночь, если оно стоит, — минимальный срок проживания часто и держит его пустым;
• проверить, как категории показаны на сайте и на витринах: люкс, у которого одна тёмная фотография и три строчки описания, не продаётся ни за какие деньги.

Разрез по категориям стоит считать хотя бы раз в месяц. Он короткий, а меняет разговор сильнее, чем общая цифра.

Как считать руками, если системы учёта нет

Программа для этого не нужна. Нужны четыре листа и привычка заполнять их в одно и то же время.

Три правила, на которых обычно спотыкаются.

Считаем ночи, а не заезды. Бронь на четверо суток даёт по единице в каждую из четырёх строк. Четвёрка в день заезда — самая частая ошибка ручного журнала, и она завышает результат ровно там, где у вас длинные заезды.

Отмена и незаезд номер не занимают. Деньги по невозвратному тарифу могли остаться у вас, но кровать никто не смял — в занятые такие сутки не идут. На выручку это влияет, на загрузку нет, и смешивать два счёта не стоит.

Месяц не усредняют из процентов. Сложите отдельно реализованные номеро-ночи, отдельно доступные, и только потом делите. При неизменном фонде разница будет нулевой, а в месяц с закрытым этажом среднее из дневных процентов даст неправду.

И заведите привычку подписывать каждый отчёт одной строкой: какой фонд брали в знаменатель и входят ли в него закрытые номера. Полгода спустя эта строка стоит дороже самой цифры.

С чего начать, если загрузку вы до сих пор не считали

1. Запишите определение доступного номера. Одна строка, без вариантов толкования, с решением по ремонту, служебным помещениям и закрытым корпусам.
2. Посчитайте прошлый месяц двумя способами — по всему фонду и по продаваемому. Разрыв между числами сразу покажет, сколько вашей метрики держится на решениях о закрытии, а не на продажах.
3. Разложите тот же месяц по категориям. Если провал сидит в одной из них, дальше работает не общая реклама, а работа с этой категорией.
4. Посчитайте второй раз без броней длиннее недели. Увидите, какая часть загрузки уедет вместе с одним договором.
5. Выберите ближайшие дорогие даты и заведите на них лист набора. Первые выводы появятся через месяц, устойчивая норма — через сезон.

Если разрез показал, что пустуют не люксы, а самые обычные номера, дело не в цене и не в категориях — до вас просто не доезжает поток. Тогда вопрос переезжает в каналы: с чего начинают и что включают в какой очерёдности, разобрано на страницах продвижение отеля и реклама гостиницы.

Остальные разборы для отельеров — в разделе статей.